Niedopuszczalne będzie przetwarzanie przez przedsiębiorstwa wod-kan w ramach rejestru odbiorców danych osobowych dotyczących daty i miejsca urodzenia klientów, gdyż nie są to dane konieczne dla realizacji umowy, co do zasady więc ich przetwarzanie będzie wymagało wyraźnej zgody ze strony podmiotu, którego dane dotyczą. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (dalej: GIODO) za sprzeczne z przepisami UODO uznał gromadzenie danych współwłaścicieli nieruchomości, których dotyczą zawarte z klientami umowy na dostarczanie wody lub odbiór ścieków (decyzja z 25 marca 2011 r., znak: DIS/DEC250/14068/11). GIODO ustalił, że ww. dane były pozyskiwane przez przedsiębiorstwo wod-kan na wypadek śmierci klienta. Praktykę tę MZWiK uzasadnił tym, że umożliwiało to łatwiejsze nawiązanie nowego stosunku prawnego ze współwłaścicielem danej nieruchomości. GIODO uznał jednak, że uzyskiwanie tych informacji jest nieadekwatne do celu, w jakim są one przetwarzane. Ponadto, GIODO podkreślił, iż „pozyskanie informacji o współwłaścicielach nieruchomości, których dotyczą umowy na dostarczanie wody lub odbiór ścieków jest gromadzeniem danych „na zapas”, gdyż zdarzenie uzasadniające przetwarzanie ww. danych może nigdy nie nastąpić”. Jak natomiast wskazał WSA w Warszawie w wyroku z dnia 1 grudnia 2005 r. (sygn. II SA/WA 917/05) gromadzenie danych osobowych na wypadek, gdyby w przyszłości zaszła potrzeba ich wykorzystania, nie może być uznane za zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.

Czy dopuszczalny jest marketing?
Rejestry odbiorców wody mogą być także wykorzystywane przez przedsiębiorstwa wod-kan w celach marketingowych. Zasadniczo przetwarzanie danych osobowych w tym celu umożliwia art. 23 ust. 1 pkt 5 UODO. Zgodnie z nim dopuszcza się przetwarzanie danych osobowych, o ile jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Ustawodawca uznał, że za prawnie usprawiedliwiony cel, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, uważa się w szczególności marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych.

Należy jednak zasygnalizować, iż swoboda przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzeniem marketingu bezpośredniego nie jest jednak pełna. Podlega ona m.in. ograniczeniom wynikającym, o których mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 UODO. Mianowicie, odbiorca usług jest uprawniony do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w celach marketingowych. Dodatkowe restrykcje w tym zakresie wprowadza również ustawa z dnia z dnia 18 lipca 2002 r.  o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tj. Dz.U. z 2016 r., poz. 1030). Zgodnie z jej art. 10 przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest zabronione. Nie wchodząc w tym miejscu w szczegóły, należy zauważyć, iż w Polsce prowadzenie marketingu bezpośredniego opiera się na tzw. klauzuli opt-in, czyli obowiązku uprzedniego wyrażenia zgody odbiorcy usług na przetwarzanie danych w postaci wysyłania informacji handlowej drogą elektroniczną (np. w formie e-mail lub sms). GIODO kwestionował praktyki przedsiębiorstw wod-kan, które nie informowały odbiorców usług, które zapisały się do newslettera prowadzonego przez MZWiK o: celu zbierania danych, dobrowolności podania danych, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania (art. 24 ust.1 pkt 2, pkt 3 i pkt 4 UODO).