Informatyka wkroczyła szerokim frontem do wszystkich przedsiębiorstw w każdej branży. Stała się codziennością w pracy milionów pracowników na całym świecie. A dla menedżerów każdego szczebla jest niezbędnym narzędziem umożliwiającym sprawne i efektywne zarządzanie przedsiębiorstwami. Ta rewolucja techniczna nie omija oczywiście przedsiębiorstw branży wodociągowo-kanalizacyjnej. Nie omija, wkracza w nią jednak trochę mniejszym frontem, często wolniej. Są przedsiębiorstwa o bardzo wysokim poziomie informatyzacji swej działalności, istnieje jednak spora grupa znajdujących się na bardzo wczesnym etapie tego procesu. Z czego to wynika? Przedsiębiorstwa tej branży charakteryzują się pewną specyfi ką wyróżniającą je od innych, nawet pozostałych branż segmentu mediów, takich jak energia elektryczna czy gaz.

AMS – system zarządzania działaniami

Systemy IT dla branży
    Na rynku krajowym brak jest zintegrowanych systemów informatycznych dostosowanych do firm wodociągowokanalizacyjnych. Brak jest szczególnie systemów o elastycznej konfiguracji umożliwiającej wdrożenie w małych przedsiębiorstwach obsługujących pojedyncze, małe gminy, o akceptowalnej cenie wdrożenia i utrzymania. Tworzenie takich systemów jest kosztowne i trudne, a niepewność korzystnego efektu biznesowego dla firm informatycznych z powodów wcześniej opisanych powoduje, że luka w tym obszarze wypełnia się co prawda systematycznie, lecz bardzo powoli. Wdrażanie oprogramowania kupionego w znanej firmie to najczęściej pojedynczy program do wykonywania jednego zadania, dodatkowo często bardzo drogi zarówno w trakcie wdrażania, jak i eksploatacji. Dlatego też wśród przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych trudno spotkać takie, w których wdrożono system w pełni adresowany do branży i obejmujący swym zakresem całość zagadnień.
    Przedsiębiorstwa wdrażają więc jedną, dwie lub kilka różnych aplikacji obsługujących podstawowe obszary, takie jak finanse i księgowość czy też sprawy pracownicze. Pozostałe obszary, zwłaszcza w małych przedsiębiorstwach, są na drugim planie. A przecież systemy informatyczne w przedsiębiorstwie wodociągowo-kanalizacyjnym powinny wspomagać wydajność procesów w firmie, a jednocześnie umożliwić obniżenie kosztów i zużycia zasobów. Muszą także przyczynić się do poprawy działań związanych z obsługą klienta, procesem sprzedaży i umożliwić podejmowanie w możliwie krótkim czasie korzystnych decyzji biznesowych. Aby mogły spełniać swą rolę, muszą obejmować w spójny sposób praktycznie cały obszar działania i wszystkie procesy.
    Aby prawidłowo i efektywnie zarządzać całym majątkiem przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, konieczne są wspomagające narzędzia informatyczne. Niezbędnym minimum jest wdrożenie następujących systemów informatycznych:
• Systemu Informacji Przestrzennej SIP (znany także pod nazwą GIS Geographical Information System) generującego mapę numeryczną sieci.
• Systemu monitorującego sieć i urządzenia technologicze SCADA (System of Control And Diagnostic Analysis).
• Systemu bilingowego (znany także pod nazwą CIS Customers Information System) do rejestracji ilości sprzedanej wody, ścieków i archiwizacji użytkowników sieci wodociągowej.
    Są to systemy specyficzne dla branży, dlatego powyżej nie wymieniono aplikacji niezbędnych biznesowo dla każdego przedsiębiorstwa, takich jak: systemy klasy ERP, obsługa dokumentów, systemów zarządzania i inne. Oczywiste jest, że te systemy muszą ściśle współpracować z wymienionymi, gdyż całość musi być spójna, a nie składać się z samotnych wysp bez możliwości przepływu i wspólnego wykorzystania informacji.
    Większość firm tej branży, nawet tych o najwyższym potencjale, posiłkuje się systemami różnych dostawców, wdrażanych etapowo, kolejno informatyzując poszczególne procesy i na bieżąco wiążąc je w całość. Jest to aktualnie podstawowy model informatyzacji przedsiębiorstw wodociągowo- kanalizacyjnych. Takie postępowanie jest uzasadnione ekonomicznie i organizacyjnie, a także społecznie. Pozwala optymalizować koszty rozwoju informatyzacji przedsiębiorstwa, a jak wiadomo są to koszty niemałe, które zwłaszcza w mniejszych przedsiębiorstwach mogą znacząco wpływać na poziom taryf.

System informatyczny w AQUA
    Często wykorzystując własny potencjał ludzki przedsiębiorstwo tworzy własne systemy, które są idealnie dostosowane do potrzeb. Oczywiście taka decyzja musi być poprzedzona dokładną analizą techniczno-ekonomiczną. Takim przykładem jest AQUA S.A. w Bielsku-Białej. Jest to spółka bardzo sprawnie i efektywnie zarządzana, a w swej codziennej pracy wykorzystuje zaawansowane systemy informatyczne. Wdrożyła system SAP, od wielu lat na co dzień używa system GIS oraz wysokiej jakości system bilingowy. Obsługa obiegu dokumentów także jest w pełni elektroniczna, a służby techniczne opierają swe działania na informacjach z rozbudowanego systemu SCADA monitorującego sieci i urządzenia technologiczne. Całość jest powiązana ze sobą, a służby informatyczne dbają o spójność, niezawodność i bezpieczeństwo działania.
    Podjęcie decyzji nie było łatwe, ale bogate doświadczenie w branży wodociągowo-kanalizacyjnej pozwoliło spółce AQUA S.A. sprecyzować potrzeby i oczekiwania, przygotowując rozwiązanie „szyte na miarę”. Nie bez znaczenia było też ciągłe dążenie do podwyższania standardu świadczonych usług, jak również troska o bezpieczeństwo zdrowotne w zakresie dostarczanej przez przedsiębiorstwo wody oraz dbałość o środowisko naturalne, wszystkie te aspekty skłoniły zarząd spółki do wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania opartego na własnym rozwiązaniu informatycznym.
    W momencie podjęcia decyzji o wdrożeniu i certyfikacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) wiadomo było, że niezbędna jest aplikacja, która pozwoli na pełną i zgodną z wymaganiami norm obsługę systemu. Poszukiwania na rynku systemu, który spełniałby wymagania spółki, spełzły na niczym. Potrzebny był system, który po pierwsze byłby w pełni zgodny z funkcjonującymi już w spółce aplikacjami, a po drugie umożliwiałby we własnym zakresie dokonywanie niezbędnych modyfikacji w ramach doskonalenia i rozbudowywania ZSZ. Był to warunek niezbędny, gdyż od początku wiadomo było, że ZSZ będzie oparty na kilku normach. Ocena analizy rynku, własnych potrzeb oraz – a może przede wszystkim – ocena własnych możliwości doprowadziły do decyzji – aplikacje do obsługi Zintegrowanego Systemu Zarządzania tworzymy na miarę naszych potrzeb we własnym zakresie. Decyzja okazała się słuszna i AQUA S.A. dysponuje obecnie własnym narzędziem informatycznym dopasowanym do potrzeb. Słuszna także z ekonomicznego punktu widzenia. Uzyskane efekty i oszczędności znacznie przekroczyły nakłady na przygotowanie aplikacji.
    Obecnie w AQUA S.A. jest wdrożony i utrzymywany Zintegrowany System Zarządzania, w skład którego wchodzą: system zarządzania jakością oparty na normie ISO 9001:2008, system zarządzania środowiskowego na zgodność z normą ISO 14001:2004, system zarządzania bezpieczeństwem zdrowotnym żywności zgodny ze standardem ISO 22000:2005. Całość dokumentacji i obsługi ZSZ prowadzona jest tylko i wyłącznie w systemie elektronicznym w całości zaprojektowanym, napisanym i wdrożonym przez pracowników AQUA S.A.
    Budowa własnego systemu informatycznego do obsługi Zintegrowanego Systemu Zarządzania oparta jest na modułach powiązanych ze sobą, każdy odpowiadający za odrębny obszar – zarządzania dokumentacją, oceniania przedsiębiorstwa, zarządzania działaniami, wspomagania przedsiębiorstwa w sytuacjach awaryjnych, kryzysowych i obsługi laboratorium.

AQ-LAB – elektroniczny system obsługi laboratorium

Zarządzanie dokumentacją ISO
    Moduł ten stanowi „serce” systemu, tutaj znajduje się cała dokumentacja opisująca pracę przedsiębiorstwa – od instrukcji po dokumenty strategiczne. Każdy obszar działania ujęty w strukturze procesowej, sklasyfikowany i ułożony zgodnie z wymogami norm i wewnętrznych uregulowań. Baza Aq-Iso stanowi kompletny system służący do zarządzania całością dokumentacji systemowej ISO. Prosty oraz intuicyjny w obsłudze interfejs użytkownika ułatwia wszystkim pracownikom dostęp do aktualnej dokumentacji systemowej. System umożliwia szybkie dokonywanie i zatwierdzanie zmian oraz zarządzanie zapisami. Dzięki zastosowanym mechanizmom możliwa jest kontrola i zapewnienie aktualności wszystkich dokumentów nadzorowanych w ramach systemu ISO. System pozwala ograniczyć do niezbędnego minimum zaangażowanie pracowników w czasochłonne czynności związane z dokumentacją systemową. Obsługa programu jest intuicyjna i może odbywać się przez aplikację kliencką Lotus Notes, jak i przez przeglądarkę internetową, co czyni go wieloplatformowym – począwszy od systemów Windows, a na systemie Linux skończywszy.

CRW – system raportowania

System raportowania
    Jak ocenić, czy wszystkie obszary przedsiębiorstwa funkcjonują prawidłowo, czy zintegrowany system jest skuteczny i rzeczywiście poprawia jakość i efektywność?
    Opracowaliśmy dokument strategiczny – biznesplan, w którym zawarto wszelkie cele do osiągnięcia, teraz wystarczyło tylko przenieść dane do kolejnego modułu; centralnego rejestru wskaźników. Centralny Rejestr Wskaźników gromadzi w ciągu roku informacje od pracowników firmy. Porównuje wprowadzone dane z określonymi wartościami dopuszczalnymi oraz wymaga od wpisującego podania uzasadnienia w przypadku wystąpienia przekroczeń. Pozwala generować raporty na żądanie, które tworzone za pomocą jednego przycisku są dostępne dla zarządu już po chwili.

System zarządzania działaniami
    AMS stanowi uniwersalną platformę służącą do zarządzania działaniami, projektami, począwszy od działań korygujących, doskonalących i zapobiegawczych, a kończąc na zarządzaniu pracą działów.
    W zależności od potrzeb można stworzyć dowolną ilość modułów pozwalających nadzorować i organizować pracę/zadania w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Zastosowań systemu może być wiele – wykorzystanie aplikacji do nadzoru nad działaniami w ramach wdrożonego systemu zarządzania pozwala zwiększyć efektywność funkcjonowania organizacji.
    Przykładem zastosowania w innych obszarach działalności może być wykorzystanie systemu AMS jako bazy typu HelpDesk – miejsca, gdzie pracownicy firmy mogą zgłaszać awarie, uwagi lub problemy związane ze sprzętem informatycznym po klasyczną książkę dyspozytorską.

Zdarzenia awaryjne
    Pożar, włamanie, skażenie chemiczne – tych sytuacji najlepiej uniknąć. A co, jeśli się wydarzą? Wtedy niezbędne jest szybkie działanie, powiadomienie właściwych organów i szybkie zażegnanie zagrożenia. Baza Zdarzenia Awaryjne pozwala zebrać wszystkie instrukcje związane z sytuacjami kryzysowymi w jednym miejscu. Najważniejsze numery telefonów, kreator pozwalający odnaleźć właściwą instrukcję postępowania – wszystkie te elementy zapewniają szybki dostęp do odpowiednich dokumentów. Aplikacja działa na platformie Lotus Notes oraz przez przeglądarkę internetową, co sprawia, że każdy użytkownik posiadający komputer może mieć do niej dostęp. W razie potrzeby możliwy jest szybki wydruk właściwej instrukcji.

Elektroniczny system obsługi laboratorium
    Aq-Lab to system przeznaczony do kompleksowej obsługi laboratorium. Począwszy od obsługi procesu katalogowania i rejestracji próbek, generowania sprawozdań, tworzenia harmonogramów, a kończąc na obsłudze zleceń. Wykorzystanie technologii kodów kreskowych do identyfikacji badań oraz wyposażenie personelu laboratorium w specjalne identyfikatory znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Oparty na platformie Lotus Notes system Aq-Lab daje się łatwo zintegrować z pozostałymi systemami informatycznymi, wykorzystywanymi w firmie – w tym z pocztą elektroniczną oraz bazą dokumentów wewnętrznych.

* * *

    Zagadnienie informatyzacji przedsiębiorstw wodociągowo- kanalizacyjnych jest problemem złożonym. Przedsiębiorstwa tej branży wymagają specyfi cznego oprogramowania, charakteryzującego się znaczą elastycznością zwłaszcza w zakresie wielkości obsługiwanego obszaru. Aby proces informatyzacji firm wodociągowo-kanalizacyjnych przebiegał sprawnie, konieczne jest wprowadzenie na rynek systemów skierowanych do tej specyficznej branży. Nie mogą to być, jak często się spotyka w ofertach, systemy tworzone dla innych branż (energia, gaz itp.) i „na siłę” dopasowywane. Jest to duże wyzwanie dla firm informatycznych, które powinny lepiej poznać specyfikę tej branży, aby sprostać wyzwaniom, a także dla firm wodociągowo-kanalizacyjnych, które muszą precyzyjnie określać swe potrzeby. 
    Należy jednak pamiętać, że informatyzacja przedsiębiorstwa nie powinna odbywać się sama dla siebie, dla zwiększenia prestiżu czy też w pogoni za modą. Musi być ukierunkowana na główny cel, jakim jest zapewnienie swym klientom najwyższej jakości usług w przystępnej cenie, zapewniając jednocześnie równowagę środowiska naturalnego, gdyż ta branża, jak mało która, ma na to duży wpływ.

Autorzy: Piotr Falarz, Przemysław Siuda - AQUA S.A.

Artykuł został opublikowany w magazynie "Ochrona Środowiska" nr 3-4/2011