Ochrona przed wycIekamI. Jak postępować z danymi osobowymi w przedsiębiorstwie wod-kan?
Zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych to zadanie, z którym muszą się zmierzyć również przedsiębiorstwa wod-kan. W związku z wejściem w życie nowych przepisów unijnych w tym zakresie, powinny one wdrożyć szereg środków organizacyjnych i technicznych gwarantujących bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Nowe obowiązki są o tyle istotne, że za ich niewypełnianie wkrótce będzie można nakładać wysokie kary finansowe.
W praktyce
Oceniając obowiązki przedsiębiorstw wod-kan w zakresie ochrony danych osobowych, należy wskazać cel i zakres danych przetwarzanych przez te przedsiębiorstwa. Przepisy ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (tj. Dz.U. z 2015 r., poz. 139 ze zm., dalej: „uzzw”) nie wskazują jednak zakresu tych danych. W konsekwencji zakres danych osobowych, jakie może przetwarzać przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne, wyznaczają przepisy UODO. Zgodnie z zasadą adekwatności przetwarzania danych ADO powinien pozyskiwać i wykorzystywać tylko te dane, które są niezbędne (konieczne) dla realizacji określonego celu, czyli bez których ten cel nie zostałby osiągnięty.
W praktyce przedsiębiorstwa wod-kan będą przetwarzać głównie dane swoich pracowników, klientów oraz kontrahentów. Ze względu na specyfikę branży przedsiębiorstwa wod-kan będą jednak przetwarzać dane osobowe w ramach takich zbiorów, jak rejestr odbiorców wody z sieci wodociągowych i dostawców ścieków kanalizacyjnych. Na przetwarzanie tych danych osobowych nie jest potrzebna zgoda podmiotu, którego dane są przetwarzane. Wynika to z treści art. 23 ust. 1 pkt 3 UODO, który dopuszcza przetwarzanie danych osobowych, jeżeli jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.
Celem przetwarzania danych ujętych w rejestrze odbiorców będzie przede wszystkim zawieranie umów z klientami, obsługa klienta, w tym wystawianie faktur i rachunków, czy też windykacja należności. Mając na uwadze wyżej wymienione cele, w ramach tych zasobów można gromadzić takie dane, jak imię i nazwisko odbiorcy, adres zamieszkania lub pobytu, PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego, czy też numer telefonu. Wydaje się, że gromadzenie tego rodzaju danych będzie jak najbardziej uzasadnione dla realizacji umowy o zbiorowe zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków. Zdarza się jednak, że część przedsiębiorstw wod-kan gromadzi takie dane, jak adres poczty elektronicznej, adres przyłączanej nieruchomości, tytuł prawny do przyłączanej nieruchomości, a nawet dane pojazdu asenizacyjnego. Również przetwarzanie tego rodzaju danych nie powinno stanowić naruszenia przepisów UODO, aczkolwiek żądanie tytułu prawnego do przyłączonej nieruchomości może w niektórych przypadkach budzić pewne wątpliwości, np. jeżeli tym tytułem jest orzeczenie wydane w postępowaniu sądowym dotyczącym nabycia spadku, w którym pojawiają się niezanimizowane dane osobowe osób trzecich.
