AQUA SA – kilka lat temu laureat nagrody w branży „handel i usługi” przyznanej przez Computerland za wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania SAP – stale dba o wprowadzanie nowoczesnych narzędzi informatycznych usprawniających zarządzanie firmą.

Ostatnim, z sukcesem zakończonym działaniem, była wymiana systemu kadrowo-płacowego oraz wdrożenie nowych funkcjonalności, usprawniających obsługę pracowników. Nasza firma powierzyła wdrożenie bielskiej spółce MAR-KOM STAR A.M. Klus Spółka jawna, autoryzowanemu partnerowi enova365.

Posiadając już rozeznanie na rynku programów kadrowo-płacowych, AQUA poszukiwała systemu do obsługi kadr i płac, kierując się takimi przesłankami, jak cena wdrożenia i utrzymania systemu oraz elastyczność, zgodność systemu z polskimi przepisami, możliwość rozbudowy o kolejne funkcjonalności. Nadrzędnym celem było zintegrowanie systemu z funkcjonującymi w organizacji systemami informatycznymi. Spółka zdecydowała się na wybór oprogramowania enova365, którego producentem jest krakowska spółka Soneta, kierując się możliwościami w zakresie konfiguracji i personalizacji systemu do własnych potrzeb.

Ważnym czynnikiem, który miał wpływ na decyzję o wdrożeniu systemu enova365 było wyposażenie aplikacji w narzędzia zwane pulpit kierownika oraz pulpity pracowników. Wdrożenie pulpitów umożliwiło zapewnienie elektronicznego dostępu kadry kierowniczej do danych kadrowych podległych pracowników. Z kolei wykorzystanie w pracy modułu Workflow pozwoliło na przepływ informacji między pracownikami wykonującymi zaplanowany zespół czynności. Workflow jest obecnie wykorzystywany w obiegu wniosków: o nieobecności, nadgodziny oraz premie. Dzięki temu ograniczony został zakres dokumentów papierowych, a zastosowanie aplikacji umożliwiło sprawniejszą organizację pracy, możliwość kontroli absencji, nadgodzin czy ustalania zastępstw.

Istotnym elementem realizacji projektu zmiany systemu kadrowo-płacowego, było wdrożenie modułu Harmonogramów Czasu Pracy, zaprojektowanych i opracowanych przez firmę MAR-KOM. Moduł ten wspiera cały proces planowania czasu pracy poszczególnych działów i jednostek oraz rozliczenia czasu faktycznie przepracowanego.

Obsługa harmonogramów czasu pracy odbywa się z poziomu pulpitu kierownika, dzięki czemu użytkownicy wykorzystują jeden system w zakresie planowania i rozliczania czasu pracy, jak również przy realizacji obiegu wniosków i dokumentów w wersji elektronicznej.

System enova365 funkcjonuje samodzielnie już 365 dni. Ale był to rok, w którym z punktu widzenia spraw kadrowych wiele się wydarzyło. W maju rozpoczęło obowiązywać Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), a w grudniu e-zwolnienia.
Nowy system sprawił, że nie odczuliśmy skutków wprowadzenia tych ważnych w prawie polskim zmian.

AQUA SA planuje poszerzanie zakresu, który aplikacja obsłuży. W najbliższym czasie będzie to obszar związany w bezpieczeństwem i higieną pracy oraz e-teczkami. Objęcie systemem kolejnych obszarów umożliwi modułowość aplikacji oraz elastyczność pozwalającą na dopasowanie systemu do potrzeb AQUA SA.