Niemal każde przedsiębiorstwo korzysta z elektronicznej formy dokumentacji, używając w codziennej pracy dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych, formularzy czy prezentacji. Przesyłanie tych plików poprzez pocztę e-mail z załącznikami to najprostszy model ich obiegu w sieci. Niestety, takie rozwiązanie nie daje możliwości ani szybkiego przeszukiwania pism, ani monitorowania kolejnych etapów procesów, w których te dokumenty biorą udział. Tymczasem papierowa biurokracja generuje coraz większe wydatki. Jak podaje PricewaterhouseCoopers, wyszukanie jednego pisma zajmuje pracownikowi średnio od 9 do 12 minut, co kosztuje pracodawcę 120$. W przypadku zgubienia dokumentu kwota jego odtworzenia wzrasta podwójnie.
    Na te i inne zapotrzebowania biznesu odpowiadają obecnie nowe technologie informatyczne. W tym zakresie szczególnie pomocna jest usługa Workfl ow, czyli systemu obiegu dokumentów w sieci.

Usługa workflow służy do wymiany informacji przekazywanej do tej pory w papierowej postaci.

Praca w trybie workflow
    To narzędzie, które służy do wymiany informacji przekazywanej do tej pory w tradycyjnej, papierowej postaci. Taki system jest zaadaptowany do specyfiki danej organizacji i pozwala na wprowadzenie szeregu udogodnień w codziennym funkcjonowaniu firmy. Po pierwsze, przedsiębiorstwa wykorzystują go jako wirtualne archiwum i katalog papierów biurowych. Stały wgląd w dokumentację działań pozwala na przykład uniknąć przestoju w pracy z powodu nieobecności jednego z pracowników. Ważną funkcjonalnością jest tu wyszukiwarka, dzięki której znalezienie konkretnej umowy czy faktury nie stanowi już dla pracowników problemu. Workfl ow ma przy tym wbudowane moduły bezpieczeństwa, które zarządzają dostępem do dokumentacji. W ten sposób wgląd w poszczególne foldery mają jedynie uprawnione do tego grupy osób. Drugi obszar działania systemu to zarządzanie obiegiem zgromadzonych dokumentów oraz wszelką korespondencją. W praktyce przekłada się to na zupełnie nową jakość komunikacji przedsiębiorstwa na dwóch poziomach. W pierwszej kolejności na skuteczności zyskuje dialog wewnątrz firmy. To zasługa systemu powiadomień, który automatycznie przesyła informacje do pracowników o przekazanych im zadaniach wraz z potrzebnymi dokumentami. Takie rozwiązanie sprawia dodatkowo, że każde działanie załogi pozostawia w systemie ślad w postaci generowanych raportów. EOD ułatwia także komunikację na szczeblu kontaktów z klientami poprzez prowadzenie ich bazy i związanej z nią biurokracji. Cały mechanizm najprościej jest wyjaśnić, biorąc pod lupę konkretny przykład.

Przelewy i faktury z automatu
    Wyobraźmy sobie, że firma handlowa otrzymuje faksem ofertę zakupu. Dzięki EOD zostaje ona natychmiast zarejestrowana w systemie sekretariatu, a potem w formie zlecenia przesłana do działu zakupów. Wraz z realizacją zamówienia zostają automatycznie wygenerowane dokumenty, takie jak faktura, umowa czy gwarancja. Co ważne, w jej trakcie cały czas istnieje możliwość wglądu i modyfikacji zapisanych danych. Praca z workflow usprawnia zatem system realizacji handlowych transakcji, eliminując długotrwałe pisanie oraz druk przelewów, rachunków itd. Dobrym przykładem na zastosowanie tego narzędzia jest elektroniczny system obiegu dokumentów połączony z systemem faktoringowym zrealizowany przez Empathy – Internet Software House dla serwisu Pragma Faktoring. Tradycyjny obieg informacji został tam zastąpiony systemem automatyzującym proces obsługi umów faktoringowych i kredytowych. Stworzona platforma samodzielnie generuje i księguje faktury, noty odsetkowe oraz harmonogramy rozliczeń i spłat należności. Istotne też, że całość obsługi systemu odbywa się poprzez przeglądarkę internetową.

Zielona lista korzyści
    Efektywne zarządzanie dokumentami to dziś gwarancja utrzymania przewagi nad konkurencją poprzez przyspieszenie procesów biznesowych, wzrost jakości współpracy z kontrahentami i relacji z pracownikami. EOD jednoczy wszystkie podmioty, poczynając od klientów przez dostawców, aż po banki. Pozwala na wytworzenie relacji partnerskich opartych na szybkiej wymianie informacji i lepszej efektywności procedur handlowych. Ale gromadzenie, przetwarzanie i wysyłanie dokumentów w formie elektronicznej otwiera także zupełnie nowe perspektywy dla ochrony środowiska. Tradycyjny model pracy nieodłącznie związany jest z zużyciem dużej ilości papieru i tonerów, które jako odpady nie podlegają biodegradacji. Nowe technologie dostarczają rozwiązań umożliwiających zracjonalizowanie tych ilości. Co ważne, ten ruch to właściwa droga nie tylko dla większych i średnich graczy rynku komercyjnego. Naturalnym miejscem rozwoju systemów obiegu informacji jest administracja publiczna. Jak na razie wdrażanie EOD na poziomie samorządów i w organach administracji centralnej jest jeszcze na etapie początkowym. W dążeniu do informatyzacji świadczonych usług pomagają jednak wytyczne zawarte w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów (Dz. U. 1999 Nr 112, poz. 1319). Na szczęście wydaje się, że rzeczywistość, w której załatwienie decyzji odbywać się będzie dzięki wirtualnym formularzom w krótkim terminie, to nie kwestia marzeń, a czasu.

Autor: Joanna Bucior

Artykuł został opublikowany w magazynie "Ochrona Środowiska" nr 5/2011