– Zbliżamy się wielkimi krokami do godziny zero. 25 maja przenosimy się do nowego systemu ochrony danych osobowych i to, co jest najważniejsze w nowym systemie, to administrator danych z jego obowiązkami oraz prawa osób, których dane dotyczą – przypomina Edyta Bielak-Jomaa, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych.

Nowe prawo dotyczące ochrony danych osobowych oznacza nowe obowiązki dla wszystkich firm i podmiotów, które gromadzą i przetwarzają dane o klientach. Te będą musiały m.in. wdrożyć odpowiednie rozwiązania informatyczne i organizacyjne, które zagwarantują maksymalny poziom takich informacji, przeszkolić pod tym kątem pracowników oraz wyznaczyć wewnętrznego inspektora ochrony danych osobowych. Nowe przepisy szczegółowo precyzują, jakie informacje dotyczące sposobu i celu przetwarzania danych osobowych muszą zostać przekazane klientom.

– To, co najważniejsze na teraz, a co powinno być zrobione znacznie wcześniej, to dokonanie przeglądu procesów związanych z przetwarzaniem danych w swojej organizacji. Należałoby przeanalizować, jakie dane przetwarzamy, po co, jaki cel chcemy osiągnąć, sprawdzić, czy te dane są adekwatne do celu, na jakiej podstawie te dane są przetwarzane, czy zgoda na ich przetwarzanie spełnia warunki, o których mowa w ogólnym rozporządzeniu. Trzeba też sprawdzić zabezpieczenia techniczne, które są stosowane przy przetwarzaniu danych osobowych, bo to one są niezbędnym elementem prawidłowości w tym procesie – wymienia Edyta Bielak-Jomaa.

Choć RODO precyzyjnie określa role poszczególnych osób w procesie przetwarzania danych, to część nowych przepisów może być dla przedsiębiorców niejasna. Regulacja nie określa m.in. minimalnych standardów technicznych służących bezpieczeństwu danych osobowych, brakuje też przykładów najlepszych rozwiązań. To administratorzy danych muszą dobrać odpowiednie środki tak, by zapewnić bezpieczeństwo danych. Muszą też oszacować istniejące ryzyka związane z przetwarzaniem tych danych.

– Zasada rozliczalności polega na tym, że administrator powinien nie tylko w sposób prawidłowy i zgodny z rozporządzeniem przetwarzać dane osobowe, lecz także powinien móc wykazać, że robi to zgodnie z przepisami i oczekiwaniami GIODO – podkreśla Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. – Administrator powinien po analizie tego, jakie dane przetwarza, określić ryzyka z tym związane i dostosować do nich odpowiednie zabezpieczenia organizacyjne i techniczne. To nie tylko odpowiedni system informatyczny, lecz także zbudowanie zaplecza technicznego czy przeszkolenie pracowników.

Choć nie wszyscy przedsiębiorcy są gotowi do zmian (zwłaszcza ci mniejsi), Polska na tle innych europejskich krajów nie wygląda źle. Wskazują na to badania firmy W8 Data, według których blisko połowa firm w naszym kraju (48 proc.) jest przygotowana do wejścia w życie nowych regulacji. Lepiej wygląda sytuacja tylko w Wielkiej Brytanii (blisko 70 proc. firm jest przygotowanych) i Niemczech (52 proc.).

– Nie będzie żadnego okresu przejściowego. Dwa lata powtarzamy, że to jest czas, w którym powinniśmy się wszyscy przygotować do stosowania ogólnego rozporządzenia. Od 25 maja organ nadzorczy zaczyna stosować nowe przepisy, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych i ustawę o ochronie danych, która będzie już obowiązywać, i korzystać ze wszystkich uprawnień przy wykonywaniu obowiązków spoczywających na organie – mówi Edyta Bielak-Jomaa.

Za naruszenie zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych firmom grożą poważne konsekwencje – 20 mln euro lub do 4 proc. wartości rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa.

Jak przypomina Generalny Inspektor, RODO oznacza także szereg przywilejów dla konsumentów, którzy będą mogli sprawować większą kontrolę nad swoimi danymi osobowymi. Nowością w przepisach jest prawo do bycia zapomnianym, na jego podstawie klient może zażądać wykasowania z systemu wszystkich informacji o sobie, prawo do żądania przeniesienia danych oraz wzmocnienie prawa dostępu konsumenta do wglądu w swoje własne dane osobowe. Z tytułu nieprawidłowego przetwarzania danych osobowych będzie zaś można dochodzić odszkodowania.

– Każdy z nas będzie miał uprawnienie dochodzenia takiego odszkodowania bezpośrednio od administratora, więc nie tylko organ nadzorczy, który będzie stał na straży prawidłowego przetwarzania danych osobowych, powinien nakłonić administratorów do tego, żeby w sposób prawidłowy przetwarzali dane – mówi Edyta Bielak-Jomaa.