Czasami w ramach takiej jednostki organizacyjnej znajduje się również laboratorium, samochody, instalacje fotowoltaiczne czy wyodrębnione warsztaty, np. warsztat mechaniczny. Koszty ich działalności obciążają koszty zakładu produkcji wody i trudno potem policzyć rzeczywiste koszty wytwarzania wody, która jest później wtłaczana do sieci. Zwłaszcza, że samochody czy warsztaty nie są rozliczane na inne podmioty wewnętrzne w przedsiębiorstwie.

Również nie zawsze w ewidencji kosztów działalności spółki są odzwierciedlone koszty innych obszarów działalności. Dotyczy to np. kosztów utrzymania hydrantów czy odprowadzania wód opadowych i deszczowych. Trudno wtedy w ogóle rozmawiać np. z prezydentem miasta o finasowaniu lub współfinansowaniu takiej usługi czy zadania [3]. Urzędnik miasta czy gminy musi znać wszystkie koszty realizacji zadania w przypadku ich finansowania. W praktyce przedsiębiorstwo musi przedstawić kalkulację kosztów realizacji tejże usługi.

W tym miejscu od razu pojawia się problem ewidencji kosztów często nazywanych kosztami działalności pomocniczej oraz kosztami ogólnego zarządu. Następnie - ich rozliczania oraz ujęcia w rachunku kalkulacyjnym.

Na podstawie przeprowadzonych analiz kosztów działalności przedsiębiorstw wod-kan często spotykam się z tym, że tzw. koszty działalności pomocniczej [4] w ogóle w praktyce nie są kontrolowane. Wynika to często wprost z ich ujmowania w ewidencji księgowej. Do tej działalności zalicza się m.in. warsztaty, samochody i sprzęt (np. koparki), który jest na stanie przedsiębiorstwa. Do ,,grzechów głównych” grupowania, kalkulacji i rozliczania kosztów działalności pomocniczej można zaliczyć m.in.:

• brak wyodrębnionych jednostek organizacyjnych tej sfery działalności,
• brak wyodrębnionych istotnych szczegółowych miejsc powstawania kosztów,
• brak właściwego przyporządkowania zakresu kosztów do działalności pomocniczej,
• brak określenie zasad rozliczeń jednostek działalności pomocniczej, np. warsztatów i ich zasobów,
• brak ustalenia zasad kalkulacji kosztów zasobów, np. robocizny,
• brak właściwej ewidencji kosztów w systemie finansowo-księgowym przedsiębiorstwa.

W takim przypadku trudno zarządzać posiadanymi zasobami w przedsiębiorstwie. Powyższe problemy można pokazać na przykładzie posiadanego transportu i sprzętu.

Przykład 2 – studium przypadku – koszty jednostek transportowych i sprzętu budowlanego

Przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne posiadają wiele jednostek transportowych i sprzętowych. Zaliczają się do nich np. samochody dostawcze czy koparki. Te zasoby najczęściej widnieją w ewidencji kosztów na koncie ,,Koszty działalności pomocniczej”. W zasadzie ujmowane są łącznie bez wyodrębnienia tych jednostek jako odrębne miejsca powstawania kosztów (mpk). W konsekwencji trudno:

• planować jak i kontrolować koszty ich utrzymania,
• dokonać kalkulacji kosztów godziny pracy jednostki,
• rozliczyć ich koszty na różne rodzaje działalności, np. na ,,wodę”, „ścieki” czy deszczówkę”,
• sporządzać realne oferty cen usług komercyjnych, a których częścią są koszty jej realizacji.

Na jednym ze szkoleń z rachunku kosztów przedsiębiorstw wod-kan usłyszałem od jednego z prezesów, że nie ma znaczenia czy będzie miał 10 lub 5 jednostek, tj. samochodów, koparek itp., gdyż „i tak to idzie do taryfy”. Cóż, można i tak, natomiast fakt, że spółka wod-kan jest przedsiębiorstwem użyteczności publicznej jeszcze nie oznacza, iż może być źle zarządzana. A taka postawa owego prezesa o tym właśnie świadczy.

Generalnie należy najpierw ustalić poziom oczekiwanego wykorzystania jednostek transportowych i następnie dostosować posiadany stan do realnych i niezbędnych potrzeb. Być może niektóre samochody są zbędne i wystarczy – w razie większego zapotrzebowania na transport w danym momencie – zlecać takie usługi.

Również brak jest procedur – instrukcji kalkulacji kosztów pracy tych jednostek czy też robocizny operatora. A koszty jednostkowe zasobów, tj. robocizny i jednostek sprzętowych, są podstawą do kalkulacji kosztów usług.

Analogicznie jest w przypadku kosztów ogólnego zarządu, do których zalicza się jednostki organizacyjne takie jak np. dział księgowości, dział kadr, dział zaopatrzenia, ale też choćby koszty utrzymania budynków, magazynów. Te działy czy zasoby również powinny mieć wyodrębnione konta i być traktowane jako istotne miejsca powstawania kosztów. Ten obszar zalicza się do kosztów stałych działalności przedsiębiorstwa.

Dokumentacja polityki rachunkowości

Dokumentacja polityki rachunkowości nie cieszy się zbytnio zainteresowaniem zarządów. W końcu to ,,domena księgowych”. Najczęściej dostosowana jest do tego, aby spełniać ogólne wymogi ustawy o rachunkowości i naturalnie dla biegłego rewidenta. Jeśli chodzi o koszty działalności samego przedsiębiorstwa to na podstawie przeprowadzonych audytów zauważa się braki w dokumentacji. Dotyczą one m.in. opisu i zakresu kont księgowych w zespole 5 „Koszty wg rodzajów działalności i ich rozliczenie” [5]. Prawidłowy opis powinien zawierać m.in.:

• nazwy i opis kont syntetycznych i analitycznych, które mają wyrażać obszary działalności przedsiębiorstwa,
• zakres ewidencji na danym koncie,
• konta syntetyczne i ich przyporządkowania we właściwe miejsce w sporządzanym rachunku zysków i strat oraz zarządczym rachunku wyników,
• konta analityczne wraz ich przyporządkowaniem w sporządzanym rachunku zysków i strat oraz zarządczym rachunku wyników,
• zasady tworzenia kont analitycznych do kont syntetycznych,
• wykaz miejsc powstawania kosztów (mpk),
• wykaz pozycji kosztów.

Brak tego opisu prowadzi najczęściej do niespójności danych, gdyż nie ma powtarzalności zapisów na kontach księgowych przez poszczególnych pracowników. Stąd późniejsze niejednoznaczności podczas kwalifikacji dowodów księgowych na poszczególne miejsca powstawania kosztów (mpk). Trudno zatem na podstawie tych danych sporządzać raporty, analizy czy tym bardziej podejmować decyzje.